Con la finalidad de fundamentar el trabajo de investigación para optar al titulo de Magíster Scientiarum en TIC's, la cual tiene como titulo tentativo: Propuesta de un Sistema Automatizado y Digitalizado del archivo de la Universidad Marítima del Caribe - Edo. Vargas, se ha consultado como primera referencia Bibliográfica la Universidad de Carabobo en donde se implemento el desarrollo de sistemas automatizados y digitalizados de archivos, de expedientes de los estudiantes de esa casa de estudio información ofrecida en un artículo de Internet (Disponible: http://www.rectorado.uc.edu.ve/enlace/noticias/expedientes_est.htm), donde el Secretario de la Universidad de Carabobo, Profesor Pedro Villarroel, explicó que con este avance tecnológico se logra concretar uno de los compromisos adquiridos con la comunidad universitaria. La incorporación de esta plataforma tecnológica trajo aportes significativos a la universidad tales como:
1- Optimizar los tiempos de respuesta de las solicitudes de constancias de la Dirección de Información y Control Estudiantil (Dices) y se perfecciona el proceso de atención de nuestros usuarios.
2- Mantener un respaldo electrónico inviolable, certificado de acuerdo con las normas de seguridad vigentes en la materia.
3- La actualización del expediente, entre otros.
La implementación de esta aplicación facilitara el acceso a la información para realizar trabajos de investigación o para que la universidad dé respuestas inmediatas sobre productos en términos numéricos o estadísticos”. Se trata de escanear imágenes; a demás de respaldo documental y la inviolabilidad del nuevo título universitario, que vendrá con un serial personalizado.
Es evidente el aporte de este antecedente, ya que podemos señalar que el uso y aplicación de TI, ya que no es sólo computadoras. La tecnología de información debe ser concebida en forma amplia para encauzar la creación y uso de la información organizacional; de modo que la incorporación masiva y planificada tanto de equipos como sistemas, produzca mejoras que desarticulen procesos manuales eficaces. El uso de las TIC's facilitan acceso y adquisición de información más rápida que tienen gran valor en la toma de decisiones y otros procesos que constribuyen a toda organización brindar mejores servicios a sus clientes.
- Por otra parte, el trabajo realizado por Carlos Hernández y otros (Octubre 2005), tuvo como objetivo general Implementar un Sistema para la Digitalización y Automatización del Archivo Administrativo de la Gobernación del Estado Bolívar, Municipio Heres del Estado Bolívar. En esta investigación se pretende realizar un estudio que permitirá potenciar la Infraestructura Tecnológica del Archivo Administrativo y por medio de la cual elevará su capacidad de apoyo logístico a las diversas unidades descentralizadas de la Gobernación del Estado Bolívar. Se producirá desde el punto de vista económico una reducción de costos debido a la disminución de los gastos administrativos y costos operativos, por otra parte, se producirá la reducción de los costos de almacenamiento y optimización del uso del espacio físico. De lado del impacto social, la adquisición de la nueva tecnología para el procesamiento digital de la información aportará a los trabajadores la oportunidad para el crecimiento profesional y la superación personal mediante el entrenamiento, aprendizaje y la asimilación de modernas tecnologías para el procesamiento de la información, también existirá demanda de personal, los cuales serán los responsables de operar y mantener el sistema. La investigación realizada fue enmarcada bajo la modalidad de proyecto factible, y lograron concluir que el desarrollo de la propuesta de automatización traería consigo muchos beneficios para realizar los procesos llevados a cabo en el archivo y cumplir con todos los requerimientos básicos de la organización a través del uso de las TI.
- Otro trabajo orientado al tema central de esta investigación es la realizada por González Betty y Matute Raúl (Julio 1998), la misma tuvo como objetivo general Desarrollar un sistema automatizado para el manejo del archivo general de la Universidad Nacional Experimental Simón Rodríguez. La finalidad de este trabajo fue encontrar una solución a la problemática de la falta de un mecanismo que permitiera el almacenamiento y acceso directo de una manera más rápida y eficiente de la información allí manejada, para ello se propuso como solución desarrollar un sistema automatizado que permitiera controlar, administrar y agilizar el suministro de información a la diferentes áreas o personas que lo soliciten, siguiendo la metodología estructurada de sistemas, contribuyendo de esta manera a optimizar el proceso y el suministro de información de una manera más confiable. La metodología utilizada señaló que se trata de una investigación de campo, bajo la modalidad de proyecto factible, debido a que el mismo fue completamente viable resolvió o solucionó el problema planteado, satisfaciendo las necesidades de automatización de la División de Archivo General de la Universidad Nacional Experimental Simón Rodríguez al permitir alcanzar los objetivos planteados en función del diagnóstico de la situación actual. En esta investigación se pudo concluir que la automatización de procesos siempre ayuda y facilita el trabajo a las personas que lo hacen de forma manual, la División de Archivo General, al ser una unidad muy importante entro de la universidad por las funciones que desempeña y el tipo de información que maneja justifica en gran medida la automatización de sus procesos, para así poder solucionar los problemas que le aquejan.
Como último antecedente utilizado para sustentar esta investigación es información obtenida de Enlace: Revista Venezolana de Información, Tecnología y Conocimiento (Agosto 2004) en donde se publico el proyecto sobre la Digitalización de Imágenes que desarrolla la Universidad del Zulia, tiene como objetivo general Desarrollar un Sistema de Archivo que permita el almacenamiento de información a través del uso de las tecnologías de imágenes; este sistema permitirá acceder a la información de forma efectiva y oportuna; razón por la cual, el uso de estos recursos; se consideran como componentes que faciliten minimizar el fenómeno denominado brecha digital, aspectos que aun prevalece en muchas organizaciones a pesar de estar inmersos en la sociedad global de la información y del conocimiento. Para el logro del proceso de planificación para la digitalización de imágenes es necesario considerar el análisis presentado por Sánchez (2004), relacionado con las cinco (05) C: capacidad, comunicación, costo, control y competitividad. Dichos aspectos deben ser asumidos y operacionalizados bajo ciertos criterio estratégicos y claves para el diseño y desarrollo del sistema, con la finalidad de incrementar la eficiencia de los servicios de gestión documental de la Universidad.
Los trabajos mencionados, antecedentes a la presente investigación aportaron grandes beneficios a la misma, debido a que se trata de propuestas y desarrollos de Sistemas Automatizados y Digitalizados de Archivos , los cuales demuestran la factibilidad y las mejoras que se le ofrecen a las organizaciones en que se implementan, ayudando a prevenir errores en sus procesos, controlando, administrado y agilizando la búsqueda de la información almacenada en cada uno de los expedientes. Sin duda alguna, que las tecnología de información son unas de las fuerzas más poderosas que conducen al cambio en las organizaciones fenómeno denominado paradigma positivista, donde la concepción tradicional entiende el análisis organizacional. En este sentido, los sistemas de información han de fundamentarse, en pro de la ejecución de los procesos de la organización que incidan en el desarrollo de su gestión.
